Jumaat, 11 September 2015

Perancangan HSE Committee Inspection: Lessons Learnt Azahan Safetyman Yang Sudah di test dan berhasil

Assalaamualaikum dan Salam Sejahtera,

Saya menerima soalan dari saudara Zuhilmi Fadzil yang berbunyi begini:

Salam Tuan,
Terima kasih atas lampiran surat tersebut dan sangat membantu untuk urusan dengan JKKP.
Saya masih baru dlm dunia safety dan saya tidak pasti bagaimana hendak merancang aktiviti tersebut di peringkat permulaan. Adakah perlu saya libatkan safety committee? jika tuan tidak keberatan, mungkin boleh tuan sertakan dalam blog tuan kaedah berkesan untuk menjalankan workplace inspection bagi entry tuan yang baru. Harap tuan dapat membantu.
Terima kasih


Mula- mula sekali, kita perlu sedar yang OSH Committee ada tanggungjawabnya di bawah Peraturan OSH Committee. Salah satu peranan mereka ialah melakukan pemeriksaan di tempat kerja sekurang- kurangnya sekali dalam masa 3 bulan.

Itu asasnya.

Maknanya pemeriksaan itu harus dilakukan mereka dan kita sebagai Pengamal HSE pula berperanan untuk membentuk struktur dan perancangan bagaimana pemeriksaan itu harus berlaku.

Langkah 1: Kenalpasti Kawasan Yang Hendak Diperiksa
Ambil pelan kawasan kerja anda dan kenalpasti kawasan- kawasannya serta "abang long" setiap kawasan tersebut.
Secara asasnya kawasan kerja terbahagi kepada 3:
1. Kawasan "workshop"/ production/ construction
2. Kawasan pejabat
3. Kawasan am e.g. parking, taman bunga, pondok rehat

Buatkan satu senarai kawasan dan juga "abang long" kawasan tersebut.
Sekiranya ada kawasan yang dikenalpasti tiada abang long, usah risau.
Semasa pembentangan perancangan ini dalam mesyuarat OSH Committee, tanya kepada mereka siapa yang nak ambil tanggungjawab kawasan tersebut. Rekodkan dalam minit.
Sekiranya tiada orang mahu ambil tanggungjawab kawasan tersebut, rekodkan juga dalam minit.


Langkah 2: Kenalpasti Committee yang perlu memeriksa setiap kawasan tersebut.
Buatkan satu jadual pada minggu mana dalam bulan mana yang committee tersebut perlu lakukan pemeriksaan.

Formula yang saya pegang untuk memastikan Committee boleh dan mampu lakukan pemeriksaan tersebut ialah:
10+1 = Susah nak buat
5 + 1 = Susah sikit nak buat
1+1 = Tak boleh buat susahlah

*kawasan + bilangan inspektor

Saya jadualkan committee saya supaya mereka rotate kawasan setiap 3 bulan, supaya perubahan di kawasan tersebut boleh dipupuk.


Langkah 3: Check list dan Laporan 
Kesilapan saya dulu ialah saya copy paste checklist dari korporat yang dalamnya ada 109 checklist.
Saya sendiri sebagai full time safety juga tidak mampu siapkan, inikan pula HSE Committee saya.

Tindakan pembaikan saya ialah saya kurangkan dari 109 kepada 20 sahaja:
5 item untuk Safety
5 item untuk Health
5 item untuk Environment
5 item untuk Security

Sikit sangat?
Saya berpegang kepada prinsip di bawah:
1. "So far as practicable"
2. "Check list adalah sebagai guide sahaja" Ianya tidak terhad kepada check list itu sahaja.
3. "Continual Improvement" Dari tahun ke tahun, saya tambah bilangan item dalam checklist tersebut.

Anda boleh baca tentang laporan pemeriksaan HSE Committee di sini:  http://azahansafetyman.blogspot.my/2015/02/contoh-laporan-hsse-committee-monthly.html

Langkah 4: Bentang Perancangan Ini dalam OSH Committee Meeting dan dapatkan input mereka

Saya akan tekankan bahawa inspection ini adalah demi memastikan keselamatan dan kesihatan tempat kerja KITA. Bukannya orang lain.
KITA yang bentuk program ini dan suksesnya atau pun gagalnya program ini adalah bergantung kepada kita. Ini juga adalah tanggungjawab kita di bawah OSHA 1994. Ada yang nak masuk jel?

Dengar dan buatlah perubahan mengikut kehendak mereka.
Contohnya kami telah kurangkan frequency pemeriksaan di bahagian pejabat dari tiap bulan kepada 3 bulan sekali. Kenapa?
Setelah melakukan pemeriksaan selama setahun, kami review keberkesanan program ini dan kami dapati findingnya sama sahaja. Sebab di office tidak banyak aktiviti dan perubahan seperti di workshop.

Langkah 5: Follow up gila gila
Hantar calendar invitation kepada semua 3 kali setiap bulan nak inspection tu.
Invitation 1: Peringatan untuk lakukan pemeriksaan pada minggu itu
Invitation 2: Peringatan sekali lagi untuk lakukan pemeriksaan dihantar 2 hari selepas invitation 1
Invitation 3: Peringatan untuk hantar report

Baca tentang bagaimana anda boleh tingkatkan kejayaan program inspection ini di artikel ini:  http://azahansafetyman.blogspot.my/2015/06/apakah-tugas-seorang-pengamal-hse.html