Rabu, 27 Jun 2018

Bagaimana nak jadikan Emergency Drill tahunan anda lebih constructive?

Adakah tempat kerja anda melakukan Drill Kecemasan setiap tahun?

Dan anda mula rasakan yang ianya tidak efektif atau perubahan diperlukan?

Saya akan kongsikan kepada anda, strategi yang anda boleh amalkan untuk tambah baik Emergency Drill anda

1. Wujudkan "Partial Drill" dan "Full Drill"
Full Drill : Drill yang melibatkan kesemua pihak ketiga (i.e. BOMBA, Ambulan, Polis, JPAM ...) dan juga ERT yang ada (Fire Squad, Chemical Spill, 1st Aid etc)

Senario yang dipilih juga dalam skala yang besar.

Partial Drill : Drill yang melibatkan sebahagian sahaja skop ERP anda


2. Mengoptimumkan Partial Drill 
Gunakan partial drill untuk uji pelbagai jenis elemen operasi anda.
Contohnya:
Buat drill untuk shift berlainan (malam, siang, hujung minggu, public holiday)
Uji ERT yang spesifik untuk senario khas

Anjurkan Partial Drill secara tahunan

3. Mengoptimumkan Full Drill 
Anjurkan Full Drill selepas 3 tahun.
Pada ketika ini, anda boleh nilaikan keberkesanan Partial Drill yang telah dilakukan sebelum ini

Dalam program ERP kendalian team Azahan Safetyman, kami akan bantu anda untuk bina ERP yang relevan, praktikal serta boleh diuji dalam table top exercise.

Facilitator yang kami pilih untuk anjurkan program ini adalah orang yang berpengalaman dan berkelulusan akademik yang tinggi dalam bab Disaster Management.

Sekiranya anda berminat untuk ketahui lanjut bagaimana kami boleh bantu anda untuk upgrade ERP anda, hubungi kami di azahansafetyman@gmail.com


Jumaat, 18 Mei 2018

Risk Matrix : Kekerapan dalam Kebarangkalian

Artikel ini ditulis pada hari ketiga berpuasa, Ramadhan 2018 
Oleh Coach Azahan Safetyman 

Dalam sebuah kelas Hazard Identification, Risk Assessment and Risk Control, salah sebuah kumpulan peserta yang membina HIRARC dalam kelas kendalian saya itu memberikan nombor Kebarangkalian yang menarik pada setiap Hazard mereka 

Syarikat ini adalah syarikat kecil yang mempunyai mesin yang kecil. 

Mereka telah meletakkan 4 pada Kebarangkalian untuk Hazard- Hazard mereka 

Semasa sesi pembentangan saya bertanya, "Apa sebab 4 ya?" 

Dengan pantas mereka menjawab "sebab mesin ini beroperasi tiap- tiap hari" 

Pada satu masa dulu, saya juga pernah belajar definisi yang sama. 
Kekerapan = Kebarangkalian 

Yang mana saya tidak lagi mengamalkannya 

Saya berpendapat begitu atas beberapa sebab berikut :

Sebab pertama : Maksud bahasa 
Kebarangkalian ialah kemungkinan untuk sesuatu berlaku. Ianya boleh berdasarkan kata hati dan perasaan, pengalaman yang lepas, tahap kawalan kita dan banyak lagi faktor 

Kekerapan pula adalah frekuensi kejadian tersebut telah berlaku dalam satu tempoh masa. 

Sebab Kedua : Pemakaian situasi 
Perkataan Kebarangkalian itu dipakai dalam penilaian risiko untuk Hazard itu mengakibatkan kecederaan atau kerosakan. 

Maksudnya apakah Kebarangkalian untuk kecederaan itu berlaku akibat daripada Hazard yang tak dikawal itu? 

Bila kita lihat Kebarangkalian dari dua sebab di atas, menggunakan Kekerapan = Kebarangkalian adalah sesuatu yang tidak berapa tepat untuk semua situasi. 

Kekerapan boleh dijadikan dasar Kebarangkalian hanya untuk Kekerapan berlaku nya kemalangan, kecederaan atau kerosakan. 

Contohnya : 
Kejadian barang jatuh semasa operasi Forklift meningkat jadi setiap minggu. Setiap minggu mesti ada satu kejadian barang jatuh di tempat kerja kita. 

Dalam kes di atas, satu kejadian untuk setiap minggu adalah sangat kerap. Maka 4 layak untuk risiko barang jatuh daripada Forklift. Hazard yang mengakibatkan barang tersebut jatuh perlu dilihat secara teliti kerana ia boleh diakibatkan oleh Hazard yang sama atau pun tidak. 

Kekerapan melakukan kerja digunakan sebagai Kebarangkalian adalah satu sebab yang lemah. 

Contohnya, Hazard terkena kejutan elektrik semasa menghidupkan suis mesin 

Berapa kali hidupkan suis? 
Sehari 24 kali 

Berdasarkan Kekerapan kerja 24 kali itu, layaklah kita letakkan 5 dalam Kebarangkalian 

Namun jika kita kembalikan 5 itu kepada Hazard terkena kejutan elektrik semasa menghidupkan suis mesin, ianya akan jadi begini;

Setiap kali pekerja hidupkan mesin, dia akan terkejut 

Asal on aje "Aww" 
Asal on aje "Aduh"
Asal on aje "Ayoo"
Asal on aje "Oink"  

Begitu juga semasa off 😜

Kesimpulannya 
Kebarangkalian adalah untuk Kebarangkalian berlakunya kecederaan atau kerosakan yang diakibatkan oleh Hazard 

Bukannya Kekerapan kerja 

Semoga bermanfaat 

Isnin, 20 November 2017

CASE STUDY HOW I GET “YES” IN A MEETING IN 20 MINUTES

CASE STUDY HOW I GET “YES” IN A MEETING IN 20 MINUTES
.
.
My meetings with the management especially used to be very very lengthy. In my early days as Safety Practitioner, a 60 minutes meeting does not always comes to an “end”. It means the members of the meeting cannot decide a decision due to endless debates and discussion. 
.
It changes after I learnt about NLP and I managed to shorten the meeting time. The longest time taken was 40 minutes and the fastest is 20 minutes. I maintained at 40 minutes because if it’s lesser than that, it means the meeting should not been held. An email conversation or phone call should be more appropriate. 
.
Now, getting a “Yes” means getting a commitment from them. Here I share with you my tips to get Yes faster in your meetings. 
.
.
5 TIPS TO GET YES FASTER IN YOUR MEETINGS 
.
#1. Invite those who are relevant only 
My biggest mistake before was inviting “everybody” into the meeting. The reason being “they need to know”. Where actually it annoyed them more. 
Invite only those who are affected by the decision and invite decision makers only. That’s 2 only in a sentence. 
.
Smaller is better. My ideal number for a meeting is around 3-5 people. Mostly managers and supervisors 
.
.
#2. Get Your Meeting Objectives Crystal Clear
Now let’s differentiate between Objectives and Agendas. Objectives are the outcome that you want from the meeting that you want. For example, you want everybody to agree in implementing a new policy.

Agenda is a list of topics that you want to discuss. 
When your objective is clear, the meeting members will know what direction they are going. Their input will be more valuable and relevant to the discussion that you have. 
.
.
#3. Communicate the Objectives and Agenda
People hate to come to mysterious meeting… yes? When they are cautious, they will put up their barrier and that’s how you create a defensive member in a meeting. 
Tell them clearly what are the objectives and agenda because that will help them to prepare for the meeting. 
.
In my experience when I invited 7 attendees, usually 2 will not show up. The good news is, the 2 who did not show up will tell me their decision (usually Yes) while apologizing cannot make it to the meeting. So I get 2 yes even before the meeting started. 
And Yes, along the objectives and agenda I provided them the meeting presentation slides too so that they are clear what topics are to be discussed. 
.
.
#4. Build Rapport with the Members Before the Meeting 
Before the meeting starts, mingle around and be friend with them. You can observe similar behaviour by the bosses. They always talk each other in a friendly mood before the meeting start. 
.
When you do this, the chance you get Yes is better because you lower down their resistance. In NLP we learnt that people resist you because lack of rapport. Build rapport and lower the resistance. 
.
.
#5. Be Open To All Inputs and Ideas
This is what I learnt, being defensive does not much help to get Yes. Those people I invited to the meeting are all good people. Good people always challenge each other and that is the culture of an excellent leadership. 
.
How do I do that? 
.
First, I will listen to their inputs. Taking notes when appropriate
.
Second, I will thank them for their inputs
.
Third, I will respond with facts and objectively not emotionally
.
Fourth, when there are relevant challenge input that I cannot answer immediately, I will take note and promise to respond to them later 
.
Fifth, ask for more. Yes even though your face is swelling after being punched just keep calm and ask for more inputs. To me that’s how I show them how serious I am about the topic discussed. 
.
.
I hope this will help you in getting commitment and support with your team
Go Up and Beyond!
Azahan Safetyman