Selasa, 8 Julai 2014

Bagaimana Nak Tulis Emel Yang Akan Dibaca Dan Dapat Respond Yang Kita Nak

Menulis emel adalah satu kerja wajib seorang pengamal SHE.
Setiap hari kita menghantar emel dan menerima emel.

Masalahnya dalam kursus SHO 22 hari tak ada subjek ini. Begitu juga dgn SSS dan lain- lain kursus.
Mari saya sharekan amalan hantaran emel saya supaya mendapat respond pada setiap masa.
Ianya sangat powerful hinggakan ada yang ambil MC selepas baca emel tersebut.

===
1. Niat
===
Apa niat kita menulis emel itu?
Niat terbaik ialah utk membantu si penerima emel. Maklumat atau isi emel tersebut akan membantu atau memudahkan si penerima.

Niat utk menghentam adalah niat yg wajib dijauhkan. Pengalaman saya apabila emel bom dihantar walau sekali, lepas dari itu semua emel dari saya akan terus masuk folder bakul sampah.

===
2. Penerima yang betul. 
===
Pastikan orang terima emel tu adalah orang yg relevan.
Saya melihat organisasi saya secara amnya ada 3 level.

Level 1: Sultan e.g. Plant Manager
Level 2: Menteri e.g. Manager
Level 3: Pegawai e.g Supervisor

Sekiranya saya menulis kepada supervisor, wajib cc kepada satu level atasnya iaitu manager.
Jika kepada managers, saya akan cc kpd Operations Manager atau MFG manager.

Saya jarang cc kepada orang no. 1 melainkan jika:
a. Ia nya betul- betul perlukan perhatian beliau
b. Work instruction atau legal kata memang kena bagitau dia

Setiap emel yg anda hantar wajib di cc kepada manager anda.
Jika ada isu besar, saya akan hadkan penerima kepada supervisor sahaja atau pun cc kpd manager.

Saya lakukan ini atas 2 sebab:
- mengelakkan aib disebar tak tentu hala
- mengelakkan komen dan respond yang tak perlu.

Sekiranya ada gambar, terus tepek di emel, bukannya di attachment.
Biar mereka terus nampak apa yg mereka patut nampak.

===
3. Subjek atau tajuk
===
Tulis tajuk yang terus dan telus.
Contohnya:
- Investigation meeting: Discussing findings and corrective actions
Tajuk yg jelas akan meningkatkan kebarangkalian untuk dibuka.
Ingat ye, mereka menerima berpuluh emel sehari.

Contoh lagi:
- forklift DAMAGING warehouse incident discussion
Masukkan perkataan yg sentap dalam subjek emel. Yang ni confirm akan ditangkap oleh mata mereka masa mereka lihat senarai emel.

====
4. Pembukaan 
====
Bagaimana biasanya anda buat pembukaan?
Saya akan mulakan dengan salam atau greet. Dan diikuti dengan NAMA orang itu.
Maksimum saya akan sebut nama 3 orang. 

Contohnya:
- Dear Ali/ Jin/ Rooney,
Manusia sangat suka namanya dipanggila kerana kita ini ada sifat pentingkan diri sendiri.
Bila ada nama dalam emel tu minda mereka akan terus "tangkap" oh ini untuk aku. Wuuhuuuu.

===
5. Isi 
===
Tulis isi yang KISS
Keep
It
Short and
Simple
Bagitahu dengan ringkas latarbelakang isi tersebut diperenggan pertama.
Saya selalunya akan tulis tak lebih 5 ayat. 7 perkataan setiap ayat.
Selalunya 2. Satu ayat pun pernah.
Kemudian beritahu apa yg anda mahu mereka lakukan dalam bentuk permintaan.
Contoh:
Can you help to look into it?
Can you respond?
Can we meet at 5pm?
5. Penutup
Tulislah penutup yg baik. Contohnya dengan ucapkan terima kasih, penghargaan dan lain- lain.
Tuliskan nama anda di bawah sekali. Supaya mereka ingat siapa yg hantar emel tu.
Di bawah nama anda tuliskan Safety First supaya mereka letakkan anda di nombor ____.

Untuk tips komunikasi mengikut jenis unik management anda klik di sini

Selamat menulis emel :)


Azahan Safetyman

Rebut pahala.
Sharekan dengan rakan lain.
Klik butang share di bawah.