Selasa, 14 Julai 2015

Cerita Pasal Surveillance Audit

Alhamdulillah audit yang dirancangkan telah berjalan dengan lancar dan mendapat keputusan yang luar dari jangkaan.

Tarikh audit ini telah dipersetujui oleh team management pada 2 bulan awal.
Bila plant manager kata ok maka segala pengaturan untuk memudahkan auditor datang pun kami aturkan.

Auditor bila nak datang mereka kena berikan kita audit plan.
Kita sebagai auditee mestilah setuju dengan audit plan tu juga.

Dari audit plan tu kita boleh tahu apa skop audit kali ini. Selalunya kami akan minta mereka fokus kepada seksyen tertentu supaya kami tahu tahap pematuhan dan juga performance kami dalam seksyen tersebut.

Dan berdasarkan kepada audit plan itu lah kami membuat persiapan.
Segala dokumen diperiksa samada masih valid atau tidak?
Adakah pengamalan di shop sama dengan yang ditulis dalam work instruction?
Adakah dokumen itu ada di shop floor?
Dan sebagainya

Tiba hari audit, dimulakan dengan opening meeting.
Dalam opening meeting lead auditor akan terangkan proses auditnya, plan nya, apakah kemudahan yang mereka perlukan, sistem auditnya.

Kemudian bermulalah audit.
Yang semalam dimulakan dengan plant tour sebab ada seorang auditor yg baru pertama kali datang ke plant kami.
Tujuan plant tour ialah untuk memberi gambaran kepada beliau apakah bisnes kami dan aktiviti yang kami ada.
Sambil plant tour, mereka juga mengaudit amalan dan perlaksanaan di shop floor tersebut.
Beberapa orang pekerja juga akan ditemuduga untuk

Balik ke ofis, bermula pula audit dokumentasi.
Dimulakan dengan semakan status findings pada audit yang lepas. Kami kena tunjukkan bukti yang tindakan telah diambil.
Sekiranya auditor rasakan cukup, maka auditor akan terus tutup finding tersebut.
Jika auditor rasakan perlu lagi bukti pada masa akan datang, level non- conformance itu samada akan dikekalkan atau diturunkan semula.
Kalau finding tu umurnya dah setahun, minor NC boleh naik pangkat jadi major NC.
Jika dah major, persijilan mungkin akan ditarik atau dibekukan. Ini akan buatkan bos kita jadi marah.

Selesai bab follow up, masuk bahagian audit mengikut plan yang diset awal- awal.
Mereka akan bertanyakan soalan dan bukti yang menunjukkan kita telah memenuhi kehendak Management System.
Itu sahaja.

Dah habis audit mengikut plan, maka tiba lah bahagian closing audit.
Biasanya sebelum closing audit tu kami akan minta mereka brief dahulu apakah yang hendak mereka bentangkan dalam closing meeting tu.
Tujuannya supaya NC atau finding yang dibentangkan itu tepat dan tidak perlu didebatkan banyak dalam meeting itu nanti.
Juga memastikan tiada kejutan yang boleh buatkan kita sakit jantung masa dalam meeting tu nanti.
Segala finding yang dibangkitkan itu perlulah dipersetujui oleh klien barulah ia boleh direkodkan.

Masa meeting auditor akan bentangkan hasil audit.
Kami biasanya akan bantu menerangkan finding dengan menggunakan bahasa organisasi kami.

Maka begitulah proses sesebuah audit.

Moga dapat membantu anda.

Azahan Safetyman