Isnin, 16 Mei 2016

Tips Untuk Tingkatkan Keberkesanan Mesej Anda sebanyak 95% (di dalam Whatsapp)

Komunikasi adalah aktiviti yang penting bagi seorang Pengamal HSE.
Kita berkomunikasi dengan banyak orang termasuklah dengan klien, pihak pengurusan, kontraktor, pekerja, Azahan Safetyman dan banyak lagi.



Masalah yang umum dihadapi ialah mesej yang dihantar tidak sampai kepada audiennya.
Respon paling kerap pula ialah "krik krik krik".
Perlu kita tahu sebenarnya kita yang perlu perbaiki teknik komunikasi kita.

Di sini saya ada contoh satu mesej yang dihantar melalui aplikasi Whatsapp.
Boleh tuan dan cik puan bagitahu saya apakah peratusan kebarangkalian yang mesej ini akan dapat balasan?

Dear PIC of XXX company,
All workers complained about the water supply. This issues has been continue 2 days until now.
Need your cooperation regarding this issues. 

Bayangkan diri anda penerima mesej ini, adakah anda akan respon?
Sekiranya anda pun jawab "tidak", bagaimana pula orang lain akan respon.


Sekarang mari kita lihat bagaimana kita boleh upgrade supaya mesej ini mudah mendapat respon.

Bahagian Pertama: 

Dear PIC of XXX company,

Tuliskan nama penerima mesej ini. Ianya akan menaikkan peratusan perhatian sebanyak 95%.
Jika boleh nama penuh penerima supaya kita boleh elakkan salah orang sebagai penerima mesej ini.


Bahagian Kedua: 

All workers complained about the water supply. This issues has been continue 2 days until now.

Penulisan isi yang baik. Ada isunya dan penjelasan bagaimana isu itu telah menjejaskan kita.
Bagaimana hendak jadikannya lebih baik adalah begini:

We thank you for the good work that your company had carried out.
We also appreciate the attention given to attend to our feedbacks.
One area that your team can improve is to provide a solution for the water supply disruption issue currently. This issue is affecting our progress especially in our site where our employees had start to feedback to us.

Tips nya:
Puji mereka dua kali.
Kemudian mulakan feedback dengan ayat keramat ini: "One area that your team can improve is... "

Bahagian Ketiga: 

Need your cooperation regarding this issues.

Ayat ini bagus kerana memberitahu mereka secara kiasan supaya mereka lakukan tindakan segera.
Mari kita lihat bagaimana ia boleh ditambahbaik:

We appreciate your attention and your kind feedback to us your immediate action plan for this issue.
So we can feedback to our work team.

Ini dipanggil "Call to Action".
Kita kena nyatakan apakah tindakan yang kita mahu mereka lakukan selepas itu.
Tolong berikan arahan yang mudah ya seperti balas semula mesej, atau telefon kita atau set tarikh meeting.
Usah minta mereka buat bangunan pula. Itu tidak segera namanya.


Bahagian Kelima

Ucapkan terima kasih.
Kenapa? Sebab kita adalah orang yang bersopan santun.
Bahasa itu penting tuan dan cik puan sekalian.


Sekarang, anda telah tahu teknik untuk menambah baik mesej anda.
Sekiranya anda telah amalkan, boleh tolong share dengan saya di emel azahansafetyman@gmail.com apakah pengalaman anda?


Azahan Safetyman