Khamis, 17 April 2014

Audit oh Audit. Ketahui bagaimana hendak seberangi lautan soalan audit dengan 5 pelampung itik.

Alhamdulillah pada hari Khamis tamat sudah audit dalaman syarikat saya.
Kepada yang follow fan page facebook saya, pasti anda tahu perkembangannya.

Ada satu komen yang bunyinya lebih kurang macam ni:
" Auditor... pemikiran nyer semua benda salah.. hati2 dgn persoalan yg di aju kn.. auditor yg terbaik kaki pusing... dia akn pusing sampai dia dpt tangkap ada kesalahan yg kita lakukan... lau x dpt kesalahan nanti bos ckp audit musty pelik.. lumrah jd audit..."

Saya tahu ada ramai yang tak gemar dengan audit ni.
Dan ramai juga yang punya pandangan yang serupa dengan yang di atas ini.
Maka ter"ilhamlah" untuk kongsikan ilmu berkenaan audit ini.

Berikut adalah "pelampung itik" yang saya ada.

Pelampung satu: Objektif audit bukanlah untuk lulus 100%
Apa????!!!!
Yes betul. Objektifnya bukan untuk lulus 100% hingga tiada action item langsung.
Orang yang bijak akan gunakan audit untuk cari "ruang untuk penambahbaikan".
Usah tersilap "action item" dan "non- comformance" ye.
Kalau tak tahu boleh rujuk di Wikipedia.

Pelampung dua: Auditor ialah manusia yg singkat masanya.
Tempoh audit biasanya 1 hingga 3 hari sahaja, bergantung kepada saiz organisasi.
Setahu saya yang paling lama ialah 5 hari di sebuah syarikat pelabuhan.
Oleh itu auditi yang bijak akan bermain dengan ini.
Mencari evidence dengan lengah bukanlah strategi yg bijak.
Auditor boleh cas auditi gagal memberi bukti audit.
Strategi yg bijak ialah berbincang hal dan isu semasa dengan dalam dan emosi semasa audit.
Biarkan mereka leka dengan makan tengahari yg jauh dan besarr.
Kemudian di hari akhir mereka akan terima apa saja bukti yg diberikan dengan tanpa banyak soal.

Pelampung tiga: Setiap findings boleh dibahaskan
Worst case scenario untuk auditor ialah bila auditi tidak menerima findings dalam closing meeting.
Mereka tidak boleh generate report yang mengandungi findings yang tidak dipersetujui oleh auditi.
Ini melanggar prinsip audit.
Oleh itu usah risau jika anda kalah debat semasa audit. Minta tolong dengan bos dan rakan management anda untuk backup dalam closing meeting.

Pelampung empat: Selagi kita buat kerja, apa yang nak ditakutkan?
Oleh itu semaklah apa yg anda buat hari ini adakah ia menyumbang kepada sistem anda?
Sekiranya auditor minta sesuatu yang sangat alien, mintalah penjelasan.
Jika tak faham juga, terangkan apa yang anda buat.
Jika anda tak buat apa yang patut anda buat dan diaudit, doalah dan buatlah solat hajat.

Pelampung lima (last): Sistem Pengurusan itu bukan anda yang punya.
Jabatan HSE tidak punya hakmilik kepada sistem pengurusan.
Yang tuan punya nya ialah pengurusan tertinggi. HSE hanyalah koordinator yang memastikan ia berjalan.
Jika ada action item, seharusnya itu milik team pengurusan.
Melainkan memang itu nama anda seperti mengumpul dan follow up HSSE committee inspection.

Meminjam mutiara kata seorang sahabat: "Jika anda tak mahu kerja berseorangan, binalah sistem pengurusan HSE di tempat kerja"

Semoga anda akan sukses dalam kerja.
Aamiin


Azahan Safetyman
Pengasas TOP+ Facilitator

Topik akan datang: Struktur pengurusan HSE mudah bina dalam masa 1 bulan.